Para que una flota de vehículos de empresa sea rentable y no ocasione pérdidas, se debe establecer el presupuesto de forma correcta y sin margen de error. Para ello, es necesario atender detenidamente a diversos aspectos, ya que puede significar el éxito o el fracaso de una flota de vehículos y de un modelo de negocio.
En primer lugar, para determinar el presupuesto anual de una flota de vehículos es necesario conocer dos aspectos esenciales: los costes y los ingresos.
Costes de una flota de vehículos de empresa
Dentro de los costes de una flota de vehículos, se diferencian los costes directos e indirectos:
- Los costes directos son aquellos en los que incurre un vehículo por su posesión y explotación, en los que se engloban los costes fijos y los costes variables de operación. Los fijos son los costes que se tienen independientemente de que el vehículo se utilice o no, en donde destacan los costes de capital (depreciación y financiación) y los costes de operación (conductores, seguros, impuestos y tasas), mientras que los costes variables de operación son aquellos que vienen determinados por la actividad del vehículo, pudiendo ser ineludibles (combustible, neumáticos y mantenimientos) o eludibles (multas, peajes, dietas e incentivos).
- Los costes indirectos hacen referencia a aquellos que no se pueden imputar a un vehículo por su posesión y explotación, pero que se producen en la gestión de la flota de vehículos. Por ejemplo, el software y hardware, los costes de personal, así como los de infraestructura.
Ingresos
Del mismo modo, en los ingresos también se puede diferenciar entre directos e indirectos:
- Los ingresos directos aglutinan los ingresos fijos y de capital, que hacen referencia al dinero que se obtiene por el uso del vehículo.
- Por otro lado, los indirectos son los ingresos obtenidos por la explotación de la infraestructura perteneciente a una organización.
Además, más allá de esos factores, para el correcto cálculo del presupuesto de la flota de vehículos de empresa es necesario determinar:
- El número óptimo de vehículos que necesita una empresa.
- El número de conductores necesarios para operar.
- Los kilómetros y horas de trabajo que realizaremos durante el desarrollo de la jornada laboral.
- El periodo de renovación para calcular las inversiones en vehículos.
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