Gestión y organización de una flota de vehículos
10 Feb 2021

Gestión y organización de una flota de vehículos

La gestión de la flota de transporte es la gestión de un grupo de vehículos reunidos con el mismo fin. Sus funciones incluyen diferentes tareas, como cuidar el mantenimiento de la unidad, administrar sistemas de monitoreo, planificar rutas o ayudar a controlar presupuestos y gastos.

A través de estas acciones, la gestión de la flota de transporte rentabiliza la inversión en vehículos y equipos logísticos. Su objetivo básico es optimizar la eficiencia y productividad de la flota en todas las etapas de la cadena logística, minimizar riesgos, mejorar el desempeño del transporte y la vida útil, y reducir sus costos operativos. Invertir en una empresa de gestión de flotas es un gasto eficiente profesionaliza la operación de transporte y logística en una organización, además de reducir los gastos de la flota.

La gestión de flotas es un aspecto importante de la estrategia de desarrollo de la empresa. Para algunas personas, este es el principal motor de sus actividades económicas, como las empresas de transporte de mercancías, el arrendamiento de vehículos o la entrega urgente; para otras, es un recurso valioso para mejorar la eficiencia de las operaciones logísticas y puede ser utilizado como sus principales actividades comerciales. (supermercados, Fabricación, etc.).

En ambos casos, las estrategias de gestión se diseñan de acuerdo con las características y objetivos de cada organización, y se apoyan en tecnología para facilitar el análisis y la gestión de activos. De hecho, la inversión en soluciones de gestión de flotas se considera un gasto efectivo para profesionalizar las operaciones de transporte y logística en la organización.

 

Tipos de flotas de vehículos terrestres.

Existen muchos tipos de flotas, y sus características acompañan las características particulares de cada tipo de negocio. En función de su tamaño podemos encontrar flotas pequeñas, medianas o grandes.

  • Pequeñas, de hasta 10 vehículos. Este tipo de flotas no suele tener la necesidad de usar sistemas de administración logística complejos, y probablemente no cuenten con un departamento de tráfico.
  • Medianas, hasta 30 vehículos. Requieren de un nivel de servicio más alto. La complejidad en su operación requiere tanto del uso de un sistemas de gestión como de personal asignado exclusivamente a la administración de la flota.
  • Grandes, más de 30 vehículos. Requieren de un departamento o sector de tráfico especializado en la administración de vehículos, y usan tecnología de gestión el análisis y comprensión de sus activos. La complejidad de la cadena logística es mucho más elevada, así como la necesidad de una mayor eficiencia. 

En función del tipo de carga, una flota terrestre puede transportar: cargas generales; cargas peligrosas; graneles sólidos o líquidos; hacienda; personas; o cargas refrigeradas (entre otros).

Cada tipo de flota posee aspectos particulares pero también elementos comunes. Una gestión de flotas eficiente partirá de los elementos comunes, pero adaptándose a las características de cada flota. Para que esto sea posible es imprescindible que el sistema de gestión utilizado sea lo suficientemente versátil.

 

Características de los sistemas de gestión de flotas de transporte más avanzados.

El sistema de gestión de la flota de transporte proporciona muchas funciones. Sin embargo, hay tres características que se destacan: la calidad de la tecnología de rastreo, las capacidades de monitoreo avanzadas y las capacidades de generación de informes que permiten la interpretación de la información recopilada.

 

  • Seguimiento satelital de alta velocidad y precisión

El seguimiento por satélite de vehículos es una de las funciones más importantes en la gestión de flotas de transporte. La monitorización se realiza mediante localizador GPS combinado con una red de conexión móvil, que permite la comunicación entre el vehículo y la plataforma de gestión.

Tiene una gran importancia que el dispositivo usado sea alta velocidad, alta precisión, y posean autonomía de funcionamiento.

La precisión determina la exactitud del GPS que informa la ubicación del vehículo al satélite. La velocidad de conexión permite la comunicación entre el dispositivo y la plataforma de gestión por segundo, lo que facilita el seguimiento en tiempo real. La autonomía se refiere a la capacidad de un dispositivo de seguir funcionando en caso de pérdida de señal o interrupción de la potencia del motor.

 

  • Funciones de control y monitoreo avanzadas

Solo unos pocos sistemas de administración de flotas de transporte tienen funciones avanzadas de monitoreo y control para complementar el rastreo por satélite. Estas funciones usan el protocolo CAN para reportar toda la información sobre el estado de la transmisión, incluyendo:

  • Estado de las luces
  • Velocidad
  • Kilometros
  • Temperatura del motor
  • Revoluciones por minuto del motor (RPM)
  • Nivel y consumo combustible
  • Distancia recorrida en cada recorrido
  • Tiempo de utilización del vehículo
  • Posición del pedal del acelerador y del freno
  • Voltaje de la batería
  • Fallos eléctricos en el motor

 

  • Estadísticas y reportes detallados

La cantidad de información generada por el sistema de gestión de la flota de transporte es enorme. Por tanto, es fundamental que el software de gestión ayude a interpretar los datos recopilados por el sistema, proporcionando así a la empresa informes completos e información estadística sobre todas las etapas del ciclo de vida del vehículo.

De esta forma, se pueden tomar decisiones basadas en datos para optimizar horarios, rutas, consumo de combustible, tamaño de flota, tipos de vehículos, etc.

El sistema de gestión avanzado proporciona informes detallados, que además son altamente personalizados y se pueden ajustar según la situación específica de cada empresa.

 

Proceso de la gestión de flotas vehicular.

  • Información del vehículo

La primera etapa del proceso se logra colocando dispositivos o sensores que puedan recolectar información del vehículo. Aspectos como el consumo de combustible, el estilo de conducción del conductor, detección de impactos, control del mantenimiento de un rango determinado de temperatura para la carga…Las posibilidades son enormes, dependiendo de las necesidades de la empresa y sus operaciones.

Es recomendable que el dispositivo que recoge este tipo de información se instale de manera que no se vea, para que no se pueda manipular por parte de terceros. 

Por ejemplo, si tenemos un vehículo eléctrico, el sistema recogerá información sobre nivel de batería, horas de conducción, modo de conducción…

 

  • Envío de datos mediante gestión de flotas

Una vez recopilados los datos, se envían mediante diversas técnicas. En la gestión de flotas, el GPS es el más común, lo que permite determinar con precisión el estado de los recursos móviles a través de una red de 24 satélites en todo el planeta.

La elección de la tecnología de gestión de flotas tiene mucho que ver con los tipos de productos y las necesidades de la empresa. En algunos casos se promueve el control detallado del vehículo mediante el envío continuo de información, mientras que en otros casos se transmite una pequeña cantidad de datos, lo que posibilita disponer de dispositivos autónomos de bajo consumo energético y baterías que pueden durar varios años.

Siguiendo nuestro ejemplo, toda la información que hemos recabado sobre el vehículo eléctrico se transmitirá hasta la central de gestión.

 

  • Procesamiento de datos

Una vez recibidos los datos, la información debe procesarse automáticamente. Si no puede administrar, ordenar y priorizar la información en el futuro, tener muchas estadísticas será inútil.

Este trabajo posibilita que la empresa acceda a los datos que le interesan y los pueda analizar para mejorar la gestión y eficiencia de sus recursos.

El procesamiento de los datos del vehículo eléctrico nos llevará a determinar el mejor momento para la carga de batería en función de los viajes a realizar o del momento del día, adaptándolo al horario barato de la discriminación horaria. 

 

  • Información visual en la gestión de flotas

La forma en que se presenta la información también es importante para comprenderla. El responsable de la empresa propietaria de su flota no participa en el proceso hasta la etapa final. En él, la empresa procesa todos los datos obtenidos en este proceso de una manera sencilla, intuitiva y visualmente atractiva.

Pero, ¿dónde puedo acceder a esta información? Gracias a una plataforma en línea de vanguardia y aplicaciones integradas para teléfonos inteligentes y tabletas, los clientes de SATELIUN pueden acceder a la información sobre sus vehículos en cualquier momento y lugar (incluso fuera de la oficina).

 

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